Klub ŻAK w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 197, 80-266,
zaprasza do złożenia oferty na:
„Zakup i instalację 10 urządzeń/znaczników w ramach systemu naprowadzająco – dźwiękowego dla osób z niepełnosprawnością wzorku z pełną konfiguracją na terenie Klubu Żak”
(ZoC/D/Dostępność/2026)
w ramach przedsięwzięcia grantowego pt.: „Projektowanie uniwersalne kultury - Dostępność w instytucjach kultury - Systemowa poprawa dostępności - Priorytetu III - Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami i osób starszych 60+”.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu nr FERS.03.03.IZ.00-001/23
„Projektowanie uniwersalne kultury – dostępność w instytucjach kultury” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 3.3 "Systemowa Poprawa dostępności Priorytetu III. Dostępność i Usługi dla Osób z Niepełnosprawnościami" Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027".
I.TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamówienia powyższego udziela się w trybie dla zamówienia o wartości szacunkowej poniżej kwoty
170 000 złotych netto, z wyłączeniem stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych na podstawie art. 2 pkt 1 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.).
II. INFORMACJA CZY ZAMAWIAJĄCY PRZEWIDUJE WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Z MOŻLIWOŚCIĄ PROWADZENIA NEGOCJACJI
Zamawiający przewiduje przeprowadzenie negocjacji ceny oraz warunków zaoferowanych przez Wykonawcę, gdy zaoferowane ceny są wyższe niż posiadane przez Zamawiającego środki finansowe.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i instalacja 10 znaczników/urządzeń w ramach systemów naprowadzająco-dźwiękowych dla osób z niepełnosprawnością wzorku z pełną konfiguracją na terenie Klubu Żak.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunków współpracy zostały opisane:
a) W Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zamówienia,
b) W Załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego – Projektowane postanowienia umowy.
3. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, podmiot realizujący zadanie zobowiąże się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1.
4. Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
33196200-2 - Sprzęt dla osób niepełnosprawnych
48810000-9 - Systemy informacyjne
51240000-6 - Usługi instalowania urządzeń nawigacyjnych
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
6. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
7. Podwykonawstwo:
a) Wykonawca może powierzyć realizację części przedmiotu zamówienia podwykonawcom. W przypadku zamiaru wykonywania przedmiotu zamówienia z udziałem podwykonawców, Zamawiający wymaga wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców wraz z przedmiotem umów o podwykonawstwo (o ile są mu znane na tym etapie),
b) Wykonawca odpowiadać będzie za wszelkie błędy i szkody powstałe w wyniku działania podwykonawcy oraz odpowiedzialny jest za prawidłowość, terminowość i jakość usług i dostaw świadczonych przez podwykonawców.
c) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia,
d) Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca będzie się powoływał, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca jest zobowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania zamówienia: do 30 dni od dnia podpisania umowy.
V. PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
1. Zostały określone w Załączniku nr 4 – Projektowane postanowienia umowy.
2. Wykonawca akceptuje treść Projektowanych postanowień umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia, stanowiący Załącznik Nr 4 do Zapytania Ofertowego, oświadczeniem zawartym w treści Formularza oferty. Postanowienia ustalone w Projektowanych postanowieniach umowy, nie podlegają zmianie przez Wykonawcę. Przyjęcie przez Wykonawcę Projektowanych postanowień umowy, stanowi jeden z wymogów ważności oferty.
VI. TERMIN ZWIĄZANY OFERTĄ
Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, który rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. Strony mogą wspólnie przedłużyć termin związania ofertą.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wymagania podstawowe:
a. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
b. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
c. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego.
d. Oferta winna być złożona przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.
e. W przypadku złożenia oferty i składających się na nią dokumentów i oświadczeń przez osob(ę) niewymienion(ą)e w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
f. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
g. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835 z późn. zm.).
2. Zawartość oferty:
Na ofertę składa się:
a. wypełniony Formularz ofertowy – załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego,
b. Oświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego.
c. Udokumentowane podobne realizacje wykonane w Instytucjach Kultury wraz z referencjami potwierdzającymi ich należyte wykonanie.
VIII. SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę prosimy przesłać drogą e-mailową w formacie „pdf” z podpisem elektronicznym na adres mail: natasza.garczynska@klubzak.com.pl lub pisemnie na następujący adres: Klub ŻAK w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 197, 80-266 Gdańsk, tel./fax. 58 345 15 90, lub za pośrednictwem skrzynki e-doręczeń Klubu Żak: AE:PL-52037-28737-UJSBG – 25 do dnia 23.04. 2026 r. do godz. 13.00.
2. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane w Zapytaniu Ofertowym dokumenty.
3. Wykonawca po upływie terminu składania ofert nie może wycofać złożonej oferty.
4. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
5. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Natasza Garczyńska- Zienowicz – główny specjalista ds. zamówień publicznych, tel. 345 15 90 wew. 113., e-mail: natasza.garczynska@klubzak.com.pl oraz Anna Korzeniewska-Gigiel - koordynator ds. dostępności, e-mail: anna.korzeniewska@klubzak.com.pl, tel. 345 15 90 wew. 156, w godz. 10.00 -14.00,
X. TERMIN OTWARCIA OFERT
1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23.04.2026 r. o godz.13.15.
2. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pocztą elektroniczną.
XI. SPOSÓB OBLICZANIA CENY
1. Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto.
2. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszej Zapytaniu Ofertowym i koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia.
3. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia - zadań należy podać w „Formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego.
4. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. Do porównywania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto.
5. Zamawiający zastrzega, aby żadna cena podana w formularzu ofertowym nie została określona wartością 0,00 zł. Brak wyceny którejkolwiek pozycji lub wartość 0,00 zł skutkować będzie odrzuceniem oferty.
XII. WARUNKI PŁATNOŚCI
Zapłata wynagrodzenia będzie dokonana według ustalonej ceny, na podstawie poprawnej pod względem formalnym i rachunkowym faktury VAT, wystawionej przez Wykonawcę, na rachunek bankowy podany na fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury do siedziby Zamawiającego, lub przesłanie na adres e-mail: faktury@klubzak.com.pl lub też w formie elektronicznej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami.
XIII. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT
1. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamówienia będzie się kierował następującym kryterium:
a. Cena - 70 %
b. Doświadczenie w realizacji przedmiotu zamówienia w przestrzeni innych Instytucji Kultury – 30%
2. Dla kryterium cena: najniższa cena spośród wszystkich rozpatrywanych ofert niepodlegających odrzuceniu; Ceną danej oferty jest kwota wyrażona w złotych polskich zawierająca podatek od towarów i usług (VAT) – wartość brutto ogółem, podana przez Wykonawcę w ofercie.
3. Dla kryterium doświadczenie: doświadczenie w realizacji przedmiotu zamówienia w przestrzeni
innych Instytucji Kultury – 30 % liczone po 10% za każdą referencję. Maksymalnie 3 realizacje.
4. Ocena ofert w powyższych kryteriach odbywać się będzie na podstawie informacji podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.
5. Oferta nie podlegająca odrzuceniu złożona przez Wykonawcę niewykluczonego z postępowania, która uzyska największą liczbę punktów - maksymalnie 100 - zostanie uznana jako najkorzystniejszą.
6. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej cenie podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Otrzymana w ten sposób łączna wartość brutto zostanie przyjęta przez Zamawiającego wyłącznie dla porównania i oceny złożonych ofert.
7. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są obowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
9. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę̨ w terminie związania ofertą określonym w Zapytaniu Ofertowym.
10. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę̨, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę̨, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
11. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 8, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się̨ o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą̨ przesłanki do unieważnienia postępowania.
12. Zamawiający odrzuci oferty w przypadku, gdy:
a. została złożona po terminie składania ofert,
b. jej treść jest niezgodna z warunkami, opisem zamówienia i opisem kryteriów,
c. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania z ofertą,
d. Wykonawca nie złożył w wymaganym terminie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty,
e. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
f. Wykonawca będzie podlegał wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835 z późn. zm.).
13. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli:
a) nie złożono żadnej oferty,
b) wszystkie złożone oferty zostaną odrzucone,
c) oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najniższej oferty,
d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
14. Zamawiający w każdym czasie zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
15. Informację o wyniku postępowania – upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe oraz po upływie terminu składania i otwarcia ofert – przesyła się do wykonawców, którzy złożyli oferty.
IX. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE MUSZĄ ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
1. Na realizację przedmiotu zamówienia zostanie zawarta umowa.
2. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zostanie poinformowany przez Zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy.
3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana ma obowiązek zawrzeć umowę w sprawie zamówienia na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią załącznik do Zapytania Ofertowego. Umowa zostanie uzupełniona o zapisy wynikające ze złożonej oferty.
4. Przed podpisaniem umowy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej) przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców albo unieważnić postępowanie.
X. INFORMACJE POUFNE
1. Zamawiający informuje, że za poufne uważa się wszystkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego. Takie informacje podlegają ochronie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
2. Informacje poufne zostaną przekazane Wykonawcy w jeden z następujących sposobów:
a. Osobiście w siedzibie Zamawiającego po uprzednim wyznaczeniu przez Zamawiającego konkretnego miejsca, daty i godziny odbioru.
b. Przez posłańca na adres wskazany przez Wykonawcę.
3. Przekazanie informacji poufnych Zamawiający może uzależnić od dopełnienia przez Wykonawcę stosownych formalności (np. podpisanie przez należycie umocowanego przedstawiciela Wykonawcy zobowiązania do zachowania poufności).
XI. DANE OSOBOWE
1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy, a w wypadku Wykonawców będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi - w stosunku do danych osobowych zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osób fizycznych ujawnionych przez Wykonawcę jest Zamawiający - Klub Żak - samorządowa instytucja kultury z siedzibą w Gdańsku przy ul. Grunwaldzkiej 197, 80-266 Gdańsk, posiadająca NIP 5830004739, REGON 190510481, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Gminę Miasta Gdańska pod numerem 5/98, e - mail: biuro@klubzak.com.pl
2. Dane osobowe Wykonawcy lub dane osobowe osób ujawnione przez Wykonawcę będą wykorzystywane w celu przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia. Podstawą przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 pkt b), c) i f) RODO.
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia oraz realizacji umowy w przypadku jej zawarcia. Konsekwencją niepodania tych danych będzie niemożliwość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, a następnie podpisania oraz realizacji zawartej z Wykonawcą umowy i wynikających z niej obowiązków.
4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy lub danych osobowych osób ujawnionych przez Wykonawcę będą osoby lub podmioty uprawione do sprawdzania lub kontroli działalności Zamawiającego, a w przypadku zawarcia z Wykonawcą umowy odbiorcami danych będą także podmioty świadczące obsługę prawną Zamawiającego, podmioty świadczące na jego rzecz usługi finansowo-księgowe oraz inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, zwłaszcza uprawione do kontroli działalności Zamawiającego.
5. Zamawiający nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych Wykonawcy lub danych osobowych osób ujawnionych przez Wykonawcę do państwa trzeciego (poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego) lub organizacji międzynarodowej, chyba że takie zobowiązanie będzie wynikać z przepisów prawa.
6. Dane osobowe Wykonawcy lub dane osobowe osób ujawnione przez Wykonawcę będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania w zakresie udzielenia zamówienia oraz w przypadku zawarcia umowy przez okres realizacji umowy do momentu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa, w tym wygaśnięcia roszczeń o charakterze cywilnym i podatkowym. Następnie dane osobowe zostaną zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przechowywane przez okres wymagany na podstawie przepisów określających postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia dane osobowe Wykonawcy lub dane osobowe osób ujawnione przez Wykonawcę będą przetwarzane do momentu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów dotyczących określających postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją.
7. Dane osobowe Wykonawcy lub dane osobowe osób ujawnione przez Wykonawcę nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
8. Wykonawca lub osoby, których dane osobowe zostały ujawnione przez Wykonawcę mają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, z zastrzeżeniem przepisów RODO, w tym art. 18 RODO, przenoszenia danych w przypadku gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b) RODO, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w przypadku gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt f) RODO oraz prawo do usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem art. 17 RODO.
9. Wykonawca lub osoby, których dane osobowe zostały ujawnione przez Wykonawcę mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO.
XI. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
